Đơn bàn bida chia nhiều đợt giao: kiểm tra phụ kiện từng đợt thế nào?

01 Tạo một bảng theo dõi chung cho toàn đơn

Trước chuyến đầu, lập danh sách các dòng hàng theo đúng báo giá: mã hoặc tên bàn, số lượng, phụ kiện, dịch vụ lắp đặt và ghi chú cấu hình đã xác nhận. Thêm cột số lượng dự kiến, đã giao từng đợt, lũy kế, còn lại và tình trạng kiểm tra. Dùng chung một bảng cho người đặt hàng, người nhận và đơn vị giao để tránh mỗi bên ghi theo cách khác nhau.

Mỗi bàn có thể được gắn mã đơn giản như B01, B02; dùng mã đó trên sơ đồ vị trí và phiếu giao nhận nếu cửa hàng đồng ý. Ghi rõ đơn vị tính cho phụ kiện: chiếc, bộ, hộp hay kiện. Đừng để một dòng “phụ kiện đầy đủ” thay cho danh mục chi tiết. Nếu có thay đổi về mẫu hoặc số lượng, cập nhật bảng sau khi hai bên xác nhận thay đổi.

02 Xác nhận kế hoạch từng chuyến trước khi xe đi

Trước mỗi đợt, xác nhận ngày giờ dự kiến, địa chỉ giao, người phụ trách nhận, số bàn và phụ kiện dự kiến đi theo. Hỏi chuyến đó là giao đủ một nhóm bàn hay chỉ giao hàng trước để chờ lắp. Nếu có món giao tách chuyến, ghi rõ món nào sẽ tới sau và thời điểm dự kiến, thay vì để phần đó ở ghi chú miệng.

Kiểm tra điều kiện tiếp nhận tại địa chỉ: lối xe vào, khu vực dỡ, tầng, cửa và mặt bằng đã sẵn sàng. Nếu cần giữ hàng ở một điểm tạm, thống nhất cách nhận và bảo quản. Chỉ định một người có bản đơn hàng và quyền xác nhận thay đổi; người nhận thay cần được gửi trước danh sách cập nhật.

03 Kiểm hàng theo ba lớp

Lớp đầu là đếm kiện và quan sát bao bì: ghi số thùng, dấu hiệu rách, móp, ướt hoặc va đập. Lớp tiếp theo là đối chiếu nhãn, mã mẫu, số lượng bàn và phụ kiện với phiếu giao. Cuối cùng, kiểm tra thành phần bên trong theo điều kiện mở hàng đã thỏa thuận; với hàng chưa thể lắp ngay, ghi rõ tình trạng bên ngoài và kế hoạch kiểm tra khi mở.

Không xác nhận đủ chỉ dựa trên số kiện nếu báo giá có nhiều loại hàng. Một kiện có thể chứa nhiều phụ kiện hoặc một bộ bàn chia thành các kiện riêng. Hãy ghi mã kiện và dòng hàng tương ứng; nếu bao bì không có nhãn, trao đổi để lập quy ước nhận diện. Ảnh khi giao giúp lưu lại trạng thái, nhưng cần kèm nội dung ghi nhận cụ thể.

04 Kiểm phụ kiện đi theo từng bàn

Đối chiếu từng món trong danh mục đã thống nhất: cơ, bộ bi, lơ, tam giác, cầu nối, đèn, giá cơ hoặc dụng cụ khác. Không mặc định mọi bàn có bộ giống nhau nếu báo giá không ghi rõ. Nếu phụ kiện giao chung cho cả CLB, đánh dấu là hàng dùng chung và ghi số lượng tổng, tránh vừa tính vào từng bàn vừa tính riêng.

Kiểm tra mẫu, màu sắc hoặc quy cách đã chốt, cùng tình trạng khi nhận. Nếu một món được hẹn giao sau, ghi vào cột còn thiếu, người phụ trách và lịch bổ sung. Khi có phụ kiện tặng kèm, cũng nên ghi nhận để người nhận không nhầm với món đã mua riêng.

05 Cập nhật số lượng lũy kế sau mỗi lần giao

Sau khi kiểm tra, ghi số nhận thực tế cho từng dòng và tính lại phần còn lại. Ví dụ, đơn có nhiều bàn nhưng chuyến này chỉ nhận một nhóm, bảng cần thể hiện số đã nhận ở đợt hiện tại, tổng lũy kế và số chưa giao. Người phụ trách hai bên nên dùng cùng một bản cập nhật; tránh gửi nhiều ảnh chụp bảng cũ khiến thông tin bị lệch.

Nếu hàng thay mẫu, thiếu, thừa hoặc hư hỏng, tách riêng ghi nhận sự việc: mã bàn/kiện, biểu hiện, thời điểm và người đã trao đổi. Không tự sửa số liệu đơn hàng như thể thay đổi đã được duyệt. Chờ hai bên xác nhận phương án bổ sung, đổi hoặc điều chỉnh trước khi chốt công nợ cuối.

06 Nghiệm thu phần lắp đặt và bàn giao

Khi bàn được lắp, kiểm tra số lượng vị trí, phụ kiện đã lắp, tình trạng tổng thể và các hạng mục thuộc phạm vi công việc. Đối với thông số kỹ thuật chưa được công bố, căn cứ xác nhận của mẫu cụ thể và tài liệu đi kèm; không kết luận theo thông số suy đoán. Ghi lại các điểm cần xử lý và thống nhất người theo dõi.

Nếu một phần đơn giao trước nhưng lắp sau, ghi nhận hàng đang lưu tại đâu, ai quản lý và khi nào hoàn tất. Phiếu bàn giao nên có ngày, số đợt, dòng hàng đã nhận, phần còn thiếu, tình trạng, xác nhận hai bên và tài liệu ảnh nếu cần. Giữ bản điện tử để đối chiếu khi đơn kết thúc.

07 Mẫu nội dung xác nhận một đợt giao

Mẫu này nên điều chỉnh theo biểu mẫu của cửa hàng và các điều kiện giao nhận trong đơn. Trước khi ký, kiểm tra các ô còn trống và ghi chú phần chưa được kiểm tra. Khi đã có đủ các đợt, cộng số lũy kế lần cuối để chắc chắn tổng giao khớp số lượng đã đặt.

Liên hệ Bida Tây Đô

Nếu đơn cần giao nhiều đợt, gửi danh sách bàn, phụ kiện, địa chỉ và tiến độ mặt bằng để Bida Tây Đô xác nhận kế hoạch, quy cách bàn giao và các hạng mục liên quan. Số lượng mỗi chuyến, lịch giao và điều kiện nghiệm thu được thống nhất theo đơn cụ thể.